Ansökningar och flyttanmälningar
Nya medlemmar ansöker om konto på föreningens sida, och den som flyttar anmäler det där. Den som ansöker styrker sig i själva formuläret, med föreningens lösenord eller med BankID, och ansökan når er först när den är styrkt. Styrelsen godkänner eller avvisar varje ansökan och varje flyttanmälan. Inget konto skapas och inget medlemskap tas bort förrän ni har bestämt er.
Vill en medlem skapa ett konto ansöker den om konto. Vill en medlem ta bort sitt konto, för att den flyttar eller inte längre vill ha konto, gör den en flyttanmälan på sidan Jag flyttar.
Filmen visar hur ni godkänner eller avvisar ansökningar och flyttanmälningar, hittar tidigare medlemmar och ställer in funktionen (3 min).
Hitta ansökningarna
Gå till Admin > Medlemmar och klicka på Ansökningar i verktygsfältet. Siffran vid Medlemmar i menyn visar hur många som väntar på beslut. Sidan finns för alla med behörigheten Webmaster eller högre.
Siffran vid Medlemmar visar hur många ansökningar och flyttanmälningar som väntar.
Fliken Väntar med en flyttanmälan och en ansökan. Raden under namnet visar typ, andel, boendeform och hur ansökan styrktes.
Sidan har tre flikar:
- Väntar - ansökningar och flyttanmälningar som väntar på beslut. Den som väntat längst står överst.
- Avgjorda - beslut från de senaste 12 månaderna. Här finns också medlemmar som styrelsen själv har lagt till eller tagit bort.
- Tidigare medlemmar - de som har flyttat ut eller tagits bort, med namn, andelar, kontaktuppgifter, inträde, utträde och orsak. Uppgifterna är de som gällde när personen lämnade föreningen. Du kan söka på namn eller andel.
Godkänna eller avvisa en ansökan
Klicka på en ansökan för att öppna den. Du kan rätta uppgifterna innan du bestämmer dig:
- namn, e-post, personnummer, telefon och mobil
- vilken andel ansökan gäller och hur personen bor (boendeform). Passar boendeformen inte ihop med andelens typ, till exempel en hyresrätt där sökanden säger sig äga, visas en varning.
- tillträde, ägarandel och vem sökanden köper av
- Nivå, alltså behörigheten på sidan. Förslaget kommer från boendeformen: Medlem för den som äger eller bor utan att äga, Hyresgäst för den som hyr. Du bestämmer nivån.
- Inträde, dagen medlemskapet börjar. Förvalt är dagens datum.
Personnummer är valfritt för den som ansöker. Har sökanden identifierat sig med BankID fylls det i från BankID, och du ser namn och personnummer därifrån. Skiljer de sig från det sökanden skrev in är det markerat.
Beslutssidan för en ansökan som styrkts med föreningens lösenord. Under andelen ser du vilka som bor där i dag.
Knapparna längst ner:
- Godkänn gör sökanden till medlem och kopplar personen till andelen.
- Avvisa kräver en kommentar. Kommentaren mejlas till sökanden, som kan ansöka igen.
- Spara sparar ändringarna utan att något beslut fattas.
När en ansökan är godkänd får en ny medlem ett mejl om att aktivera kontot. Är föreningens sida inte publicerad skickas inget aktiveringsmejl, det kan ni skicka från medlemslistan senare. Hade sökanden redan ett konto hos Egrannar kopplas det kontot till föreningen och personen får ett välkomstmejl.
Den som säljer
Under andelen ser du vilka som bor där i dag. Köper sökanden av någon av dem kan du kryssa i Skapa flyttanmälan vid den personen. Flyttanmälan skapas när du godkänner ansökan och hamnar sedan under Väntar, där du godkänner den för sig. Spara skapar ingen flyttanmälan. Säljaren får inget mejl när flyttanmälan skapas, utan först när ni godkänner den.
Flyttanmälningar
En flyttanmälan kan komma på tre sätt:
- Medlemmen själv på sidan Jag flyttar under Mina sidor. Medlemmen bekräftar med lösenordet till sitt konto eller med BankID. Medlemmen kan återkalla anmälan så länge ni inte har bestämt er.
- En granne i samma andel med knappen Har flyttat på Min lägenhet, om ni tillåter det. Den som anmäls får ett mejl om anmälan, och den som anmälde får ett mejl när ni har bestämt er.
- Styrelsen, med kryssrutan för säljaren på en ansökan, se ovan. Att ta bort en medlem direkt under Admin > Medlemmar fungerar som förut, och syns sedan under Avgjorda och Tidigare medlemmar.
På beslutssidan för en flyttanmälan kan du rätta frånträdet (dagen personen lämnar andelen) och den nya adressen.
Beslutssidan för en flyttanmälan. Till höger ser du hur anmälan bekräftades och medlemmens meddelande.
- Godkänn tar bort personen ur föreningen och avslutar kopplingarna till andelarna. Personen hamnar under Tidigare medlemmar. Är personen medlem i fler föreningar på Egrannar kan den fortfarande logga in i dem.
- Avvisa kräver en kommentar, som mejlas till den som anmälan gäller. Medlemskapet fortsätter.
Ligger frånträdet i framtiden får du en fråga innan flytten godkänns. Godkänner du nu tas medlemskapet bort i dag, inte på frånträdesdagen. Vill ni vänta lämnar ni anmälan under Väntar till dess.
Frågan som visas när frånträdet är ett framtida datum.
Föreningens enda administratör kan inte flytta ut. Gör först en annan aktiverad medlem till administratör.
Inställningar
Inställningarna finns i gruppen Medlemskap under Admin > Inställningar, fliken Avancerat, och längst ner på sidan Ansökningar.
Gruppen Medlemskap med förvalda värden.
| Inställning | Vad den gör | Förvalt |
|---|---|---|
| Ansökan med föreningens lösenord | Den som ansöker kan skicka ansökan med föreningens lösenord i stället för att identifiera sig med BankID. Gäller bara om föreningen har ett lösenord (anges under fliken Förening). | På |
| Andelsval i ansökan | Om den som ansöker ska välja andel: Visas inte, Valfritt eller Obligatoriskt. Styrelsen kan alltid ändra andelen innan ansökan godkänns. | Valfritt |
| BankID vid egen flyttanmälan | Den som anmäler att den själv flyttar måste identifiera sig med BankID. Av: medlemmen väljer BankID eller lösenordet till kontot. | Av |
| Grannar kan anmäla flytt | Den som bor i samma andel kan anmäla att en granne har flyttat. Den som anmäls får ett mejl. | På |
| Mejl om ansökningar | Ansökningar och flyttanmälningar mejlas till alla med den här behörigheten eller högre. | Webmaster |
| Extra e-postadress för ansökningar | Till exempel förvaltaren. Får samma mejl som styrelsen. | Tom |
Går det inte att styrka en ansökan på något sätt (BankID finns inte och lösenordet är avslaget eller saknas) visar formuläret att det inte går att ansöka just nu. Då lägger ni in nya medlemmar själva under Admin > Medlemmar.
Mejl som skickas
| När | Till | Ämnesrad |
|---|---|---|
| En ansökan har skickats och styrkts | styrelsen | Egrannar: Ny ansökan om medlemskap |
| En ansökan har skickats och styrkts | den som ansöker | Egrannar: Din ansökan är mottagen |
| Ansökan är godkänd, nytt konto | den som ansökt | aktiveringsmejlet, samma som när styrelsen lägger in en medlem |
| Ansökan är godkänd, befintligt konto | den som ansökt | Egrannar: Välkommen till hemsidan för ... |
| Ansökan är avvisad | den som ansökt | Egrannar: Din ansökan har avvisats |
| En flyttanmälan väntar | styrelsen | Egrannar: Flyttanmälan |
| En granne har anmält flytt | den som anmälts | Egrannar: En granne har anmält att du flyttat |
| Flytten är godkänd | den som flyttat | Egrannar: Ditt konto har tagits bort |
| Flytten är godkänd | styrelsen | Egrannar: Användare borttagen |
| Flyttanmälan är avvisad | den som anmälan gäller | Egrannar: Din flyttanmälan avvisades |
| En grannes flyttanmälan är avgjord | grannen som anmälde | Egrannar: Din flyttanmälan om ... är avgjord |
"Styrelsen" betyder här alla med behörigheten i inställningen Mejl om ansökningar, plus den extra adressen om ni har angett en.
Hur länge uppgifterna sparas
- En ansökan eller flyttanmälan sparas först när den är styrkt. Den som lämnar formuläret utan att styrka sig lämnar alltså inget kvar hos er.
- Avvisade och återkallade tas bort 12 månader efter beslutet.
- Godkända, och därmed listan över tidigare medlemmar, tas bort 36 månader efter beslutet.
Borttagningen sker automatiskt varje natt.
Fliken Tidigare medlemmar, med sökfält för namn eller andel.
Bra att veta
- Föreningens lösenord ger inte längre konto direkt. Den som har lösenordet använder det för att skicka sin ansökan, och styrelsen godkänner den som vanligt.
- Ni kan fortfarande lägga in en ny medlem själva under Admin > Medlemmar. Det syns sedan under Avgjorda, med er som godkännare.
- Vem som godkände en medlem, och när, syns i rutan Status på medlemmens sida under Admin > Medlemmar ("Godkänd av").