Hur lägger man till användare?

Alla medlemmar bör ha ett eget konto som de loggar in med. Det gör att bokningen, anslagstavlorna och medlemsregistret fungerar smidigt.

OBS! Du bör aldrig återanvända ett användarkonto som en annan person haft. Om du gör det kommer den nya personen kunna få tillgång till personlig data som den tidigare användaren skapat. Det kan skapa problem på många sätt och leda till problem med GDPR. Skapa alltid ett nytt konto till en ny medlem!

Medlemslistan under Admin

Medlemslistan hittar du under Admin. Här ser du alla medlemmar med namn, e-post, medlemstyp och lägenhet. Du kan också söka, sortera, exportera och importera.

Det finns tre sätt som medlemmarna och hyresgäster kan få sina konton:

Variant ett: Styrelsen importerar uppgifterna

Vi har en särskild sida om du vill importera medlemmar och andra uppgifter. När du importerar uppgifterna så skickas inte aktiveringsmail ut automatiskt utan du behöver skicka det manuellt från sidan Admin > Medlemmar.

Variant två: Styrelsen lägger in uppgifterna manuellt

Gå till Admin och klicka på Medlemmar.
Klicka på Ny medlem i verktygsfältet.
Fyll i medlemmens uppgifter.
Klicka på Spara.

Formuläret för att lägga till en ny medlem

Formuläret Ny medlem. Fyll i personuppgifter, välj medlemstyp och klicka på Spara.

Om ni har publicerat er BRF så genereras nu ett lösenord av systemet som skickas till medlemmen i ett e-mail tillsammans med information om deras nya konto och en aktiveringslänk som de klickar på för att aktivera kontot.

Om ni inte har publicerat er BRF så skickas inte meddelandet med lösenordet ut automatiskt utan du behöver gå till sidan Admin > Medlemmar och där kan du välja att skicka aktiveringsmeddelanden till enstaka användare eller till samtliga användare som inte aktiverats ännu.

Tänk på:

Att det är viktigt att alla boenden läggs till, samt att de kopplas till rätt lägenhet.
Att kryssa i rutan Saknar e-postadress om medlemmen inte har en e-postadress. Medlemmen hamnar i föreningens medlemsregister på hemsidan, men kommer inte kunna få meddelanden via e-post.
Skapa nya användarkonton för varje ny användare. Det fungerar inte bra om ni återanvänder gamla användarkonton och byter namn och e-postadress på dem.

Variant tre: Medlemmarna lägger själva in uppgifterna

Styrelsen kommunicerar ut ett brf-lösenord och en länk till föreningens sida. Brf-lösenordet hittar styrelsen på sidan Admin > Inställningar. Där kan de även välja ett nytt brf-lösenord.
Användarna går till Medlem > Registrera dig.
Fyller i namn, efternamn, e-post, valfritt lösenord samt brf-lösenordet.
Klickar på Skapa användare.
Användaren får ett mejl med en aktiveringslänk.
Användaren är nu registrerad.

OBS! Hyresgäster kan inte registrera sig själva utan de måste registreras av styrelsen eller en utsedd webmaster i bostadsrättsföreningen.

Lägga till externa användare

Ibland behöver personer utanför föreningen begränsad tillgång till hemsidan - till exempel en entreprenör som utför arbeten i fastigheten eller en lokalhyresgäst som behöver kunna boka tvättstugan.

För dessa användare finns behörighetsnivån Extern. Så här gör du:

Gå till Admin och klicka på Medlemmar.
Klicka på Ny medlem.
Fyll i personens uppgifter.
Välj Extern som medlemstyp.
Klicka på Spara.

En extern användare ser som standard väldigt lite på hemsidan. Styrelsen bestämmer sedan vilka funktioner personen ska ha tillgång till genom att ställa in behörighetsnivåer på enskilda anslagstavlor, bokningsobjekt eller sidor.