Ärendelådor

Ärendelådor är ett enkelt sätt att gruppera eller organisera ärenden. Typiskt kan man ha olika ärendelådor när det är olika roller eller personer i föreningen som kommer att hantera ärendena. Ett exempel skulle kunna vara vara att styrelsen hanterar vissa ärenden, medan en förvaltare hanterar felanmälningar. En förening måste ha minst en ärendelåda för att kunna använda ärendesystemet.

Det finns flera inställningar som går att göra för en ärendelåda. De viktigaste är:

• Namn på ärendelådan. Välj ett kort och beskrivande namn
• En kort beskrivning av ärendelådan
• Behörighetsinställningar för ärendelådan och vem eller vilka som ska kunna skapa ärenden och vem som ska kunna hantera och svara på ärenden.
• Ansvarig. Det går att utse en styrelsemedlem som ansvarig för en ärendelåda. I praktiken innebär det att bara den personen får aviseringar via e-post om nya ärenden och svar på ärenden. Om ni inte utser en ansvarig skickas alla aviseringar om ärenden till samtliga styrelseledamöter.
• Aktiv. Om ärendelådan ska synas för medlemmar och externa besökare.
• Externt tillgänglig. En ärendelåda kan vara tillgänglig för externa frågeställare. Det är främst tänkt för blivande medlemmar som önskar komma i kontakt med styrelsen men kan också användas för att låta exempelvis mäklare komma i kontakt med förening. Fördelen med att använda en ärendelåda istället för e-post är att det lättare att hålla ordning på ärenden som kommit in och se om de är pågående eller avslutade.