Skapa ärendelåda

För att skapa en ärendelåda går du in via menyn till vänster och väljer Admin > Ärenden. Där kommer du till en sida där du bland annat ser alla öppna ärenden.

Under Admin > Ärenden ser du alla ärenden och kan filtrera dem efter status, prioritet och ärendelåda.

Så skapar du en ärendelåda

1. Gå till Admin > Ärenden.
2. I sidmenyn, klicka på Ärendelådor och välj Skapa ny.
3. Ge lådan ett namn och skriv gärna en beskrivning. Beskrivningen visas för medlemmen när ett ärende skapas, så skriv vad lådan är till för och vad som ska vara med, till exempel lägenhetsnummer. Förhandsvisningen under fältet visar hur det ser ut.
4. Välj behörigheter. Under Skapa ärenden väljer du lägsta nivån som får skicka in ärenden i lådan. Alla från Webmaster och uppåt ser och svarar på alla ärenden, oavsett vad du väljer under Hantera ärenden. Det valet gör bara att den nivån också får skapa ärenden i lådan. Nivån Extern är ett konto med lägsta behörighet, till exempel en entreprenör. Besökare utan konto styrs i stället av Tillåt gästärenden (utan inloggning).
5. Under Formuläret väljer du om den som skriver ska få ange humör (Fråga om humör). Humör passar sämre för ansökningar, till exempel andrahandsuthyrning.
6. Välj under Hanteras av vem som får mejl om nya ärenden i lådan. Väljer du ingen får webmaster och styrelse mejlet. Du kan också låta en kopia av varje ärende mejlas till en extern adress, till exempel en förvaltare.
7. Kryssa i Aktiv när ärendelådan är redo.
8. Klicka på Spara.

Behörigheter, gästärenden, humör, ansvarig och kopia till extern e-postadress.

Filmen Ärendehantering visar hur du skapar en ärendelåda och går igenom inställningarna (2 min 48 s). Kapitlet Ärendelådor och behörighet börjar vid 0:21.

Bra att veta

• En förening måste ha minst en aktiv ärendelåda för att ärendesystemet ska vara tillgängligt.
• Kryssrutan Tillåt gästärenden (utan inloggning) öppnar lådan för besökare utan konto, till exempel mäklare. Det är något annat än behörighetsnivån Extern, som är ett konto med lägsta behörighet.
• Har föreningen flera ärendelådor får medlemmen välja låda från en lista med namn och beskrivning innan formuläret visas. Med en enda låda går medlemmen direkt till formuläret.
• Kopian till en extern adress innehåller ärendets text men inte bifogade bilder och dokument, och mottagaren kan inte svara via mejlet. Läs mer i Felanmälan när föreningen har en extern förvaltare.