Hur fungerar ärenden?

Tanken med ärendesystemet är att göra det enklare för styrelsen att hantera olika ärenden som medlemmarna och externa personer behöver hjälp med. Både medlemmar och externa personer (gäster) kan ges möjlighet att skapa ärenden. Externa personer är vanligtvis blivande medlemmar, mäklare eller andra personer eller företag som söker kontakt med föreningen. För gäster finns det en begränsning så en gäst kan bara skapa ett ärende per 30 dagar.

Tack vare ärendehanteringssystemet behöver inte föreningarna publicera någon e-postadress för att externa personer ska kunna kontakta dem utan nu kan det skötas genom att skapa ett ärende istället. 

När ett ärende skapas skickas en notifiering till ansvariga och när styrelsen eller annan ansvarig besvarar ärendet skickas notifiering till den som skapade ärendet.

Styrelsen kan hela tiden följa och se status på alla ärenden och man slipper fundera på om någon annan redan har svarat på ett ärende. Det syns tydligt i systemet.

Det går att bifoga både bilder och dokument till sitt ärende och när man svarar i ett ärende. 

Om din förening har aktiverat ärendesystemet kan medlemmarna och boende skapa nya ärenden och på det sättet komma i kontakt med styrelsen. Styrelsen aktiverar ärendesystemet genom att se till att det finns minst en aktiv ärendelåda. 

Ett ärende behöver ha en rubrik och en beskrivning. Det går också att bifoga bilder och filer till ett ärende. 

För att kunna skicka in ett ärende måste man också ange vilken ärendelåda det ska till.

Ett ärende har alltid en status och det gör det enklare att att hantera dem. Statusarna som finns är:

• Ny
• Aktiv 
• Stängd
• Raderad

När ett ärende har skapats har det status Ny. När ärendet skapats så skickas en notifiering till de som är ansvariga för att hantera den aktuella ärendelådan. Om ingen särskild person har utsetts att hantera ärendelådan skickas notifieringarna till hela styrelsen.

När det har skett en aktivitet, dvs någon har svarat i ärendet, ändras status till aktiv för ärendet.

Ärendet är sedan aktivt tills dess att det stängs av styrelsen eller av den som skapat ärendet.

Om någon svarar på ett stängt ärende sätts det åter som aktivt.

Om styrelsen önskar kan man även sätta status raderad. Ärendet tas inte bort direkt, utan det är en markering om att det ska raderas. Efter c:a 30 dagar raderas sedan ärendet från föreningen.