Felanmälan när föreningen har en extern förvaltare
Många föreningar har en fastighetsförvaltare som tar hand om felanmälningar. Då vill ni att medlemmarna hittar rätt från föreningens hemsida, utan att styrelsen behöver sitta som mellanhand. Det finns tre sätt att lösa det, och ni väljer det som passar hur er förvaltare arbetar.
Alternativ 1 - länka till förvaltarens eget formulär
Har förvaltaren ett eget formulär eller en egen portal för felanmälan är det enklast att skicka medlemmarna dit. Förvaltaren arbetar precis som vanligt, och medlemmarna hittar dit från ett och samma ställe.
- Öppna startsidan, eller den sida där länken ska ligga, i redigeringsläge.
- Klicka på Lägg till modul och välj Snabblänkar. Finns modulen redan klickar du på Ändra.
- Klicka på Lägg till kort.
- Välj Egen länk i listan vid Länk och klistra in adressen till förvaltarens formulär.
- Ge kortet en tydlig rubrik, till exempel "Felanmälan", välj en ikon och skriv gärna en kort beskrivning, till exempel förvaltarens telefonnummer och telefontider.
- Klicka på Spara.
Vill ni hellre ha en egen sida för felanmälan skapar du en vanlig sida med text, telefonnummer, journummer och en länk till formuläret. Sätt läsbehörigheten till Alla om även hyresgäster och lokalhyresgäster ska kunna se den utan att logga in.
Alternativ 2 - skicka en kopia av varje ärende till förvaltarens e-post
Vill ni att medlemmarna felanmäler på hemsidan, men att förvaltaren bara behöver läsa sin vanliga e-post, låter ni ärendelådan skicka en kopia dit. Förvaltaren behöver inget konto i Egrannar.
- Gå till Admin → Ärenden, klicka på Ärendelådor och välj Ändra vid lådan för felanmälan, eller skapa en ny.
- Skriv förvaltarens adress i fältet Skicka kopia till extern e-postadress. Flera adresser skiljs med komma, till exempel felanmälan och jour.
- Klicka på Spara.
Varje nytt ärende, och varje svar i ärendet, mejlas nu även till de adresserna. Kopian innehåller ärendets text och bilagor, men förvaltaren kan inte svara via mejlet. Svaret till medlemmen skriver styrelsen i ärendet, eller så kontaktar förvaltaren medlemmen direkt. Tänk på att ärendets innehåll då lämnar Egrannar, så använd bara adresser föreningen litar på.
Alternativ 3 - låt förvaltaren hantera ärendena i Egrannar
Vill ni att förvaltaren svarar och ändrar status direkt i ärendet, så att medlemmen ser hela tråden på hemsidan, ger ni förvaltarens kontaktperson ett konto och gör hen till den som hanterar lådan.
- Lägg upp förvaltarens kontaktperson som användare under Admin → Medlemmar. Välj medlemstypen Webmaster, eftersom bara Webmaster och högre kan väljas som ansvarig för en ärendelåda.
- Gå till Admin → Ärenden och skapa en ärendelåda som heter till exempel "Felanmälan", eller redigera den ni redan har.
- Välj förvaltarens kontaktperson i fältet Hanteras av.
- Klicka på Spara.
Varje nytt ärende mejlas nu till förvaltaren, som svarar i ärendet och ändrar status. Medlemmen får besked via e-post och ser hela tråden på hemsidan.
Bra att veta
- En Webmaster kan också redigera föreningens sidor och ändra behörigheter. Vill ni inte ge förvaltaren den möjligheten är alternativ 1 eller 2 det bättre valet.
- Egrannar har ingen teknisk koppling in i förvaltarnas egna ärendesystem. Ärenden som skapas hos oss hanteras hos oss.
- Skriv i ärendelådans beskrivning vad som ska vara med i en felanmälan, till exempel lägenhetsnummer. Beskrivningen visas för medlemmen när ärendet skapas.
- Kryssar du i Tillåt gästärenden (utan inloggning) på ärendelådan kan även personer utan konto göra en felanmälan, till exempel en lokalhyresgäst. Läs mer i Så fungerar gästärende.
- Skriv alltid ut journumret för akuta fel på sidan. Ett ärende på hemsidan läses inte mitt i natten.