Leverantörer - Guide för styrelsen

Som styrelsemedlem har du möjlighet att bygga en leverantörsförteckning som blir en värdefull resurs för hela föreningen - inte minst för kommande styrelser.

Hitta leverantörsfunktionen

Gå till Admin → Leverantörer i menyn till vänster.

Lägga till en leverantör

1. Klicka på Lägg till leverantör.
2. Fyll i uppgifter som företagsnamn, kontaktperson, telefon och e-post.
3. Välj vilken lista leverantören ska tillhöra:
   • Styrelsen - Bara synlig för styrelsemedlemmar.
   • Leverantörsförteckningen - Synlig för alla boende.
4. Spara.

Dokumenthantering

Ladda upp dokument

1. Gå till leverantörslistan under Admin → Leverantörer.
2. Klicka på Ladda upp vid den leverantör du vill bifoga dokument till.
3. Välj en eller flera filer (PDF, Word, Excel eller bilder).
4. Filerna laddas upp automatiskt när du väljer dem.

Vilka dokument bör styrelsen spara?

• Avtal - Avtal med fastighetsförvaltare, underhållsavtal, ramavtal
• Offerter - Offerter för planerade och utförda projekt
• Certifikat - Certifikat för säker vatten, ventilationskontroller, elcertifikat
• Försäkringsdokument - Intyg och villkor
• Underhållsplaner - Planer och protokoll från genomförda underhåll
• Kvitton - Kvitton och fakturor för utförda arbeten
• Garantier - Garantiskrivelser för installerade produkter

Styra synlighet för dokument

Du kan välja vilka som ska kunna se varje dokument:

• Alla - Alla som har tillgång till leverantören kan se dokumentet.
• Styrelsen - Bara styrelsemedlemmar kan se dokumentet.

Det här gör det enkelt att till exempel dela kontaktuppgifter med boende, men behålla avtalsdetaljer inom styrelsen.

Ta bort dokument

Klicka på papperskorgen bredvid dokumentet. Du får en bekräftelse innan dokumentet raderas.

Tips för namngivning av dokument

Tydliga filnamn gör det lättare att hitta rätt, även för kommande styrelser.

• Bra: "Akalas VVS - Avtal VVS - 2024.pdf"
• Bra: "Ventilationskontroll - OVK - 2025-03.pdf"
• Bra: "Garanti - Hiss - ThyssenKrupp - 2024.pdf"
• Undvik: "Avtal.pdf" eller "Dokument1.pdf"

Checklista för ny leverantör

Innan du lägger till en ny leverantör kan det vara bra att tänka igenom:

• ☑ Finns alla kontaktuppgifter?
• ☑ Finns det avtal eller dokument att bifoga?
• ☑ Ska leverantören vara synlig för boende eller bara för styrelsen?
• ☑ Behöver boende kunna kontakta leverantören direkt?
• ☑ Finns det dokument som bara styrelsen bör se?

Smarta tips

• Tänk på nästa styrelse - Dokumentera leverantörer noggrant så att kunskapen inte försvinner vid styrelsebyte.
• Håll listan aktuell - Gå igenom leverantörslistan en gång om året och ta bort leverantörer som inte längre är aktuella.
• Dela klokt - Leverantörer som boende kan ha nytta av hör hemma i leverantörsförteckningen. Leverantörer som bara angår styrelsen behöver inte vara synliga för alla.
• Spara erfarenheter - Skriv gärna en kort kommentar om leverantören, till exempel "Snabb och pålitlig" eller "Var försenad vid senaste arbetet".
• Tänk på GDPR - Undvik att ladda upp dokument med känslig personinformation som inte behöver delas.