Importera användare, byggnader och lägenheter

Du kan importera användare, byggnader och lägenheter genom att gå till de respektive sidorna under Admin i menyn till vänster (Admin->Medlemmar, Admin->Byggnader och Admin->lägenheter). Importfunktionen fungerar på samma sätt för alla tre typerna av uppgifter. 

Första steget visar en stor textruta där du klistarar in uppgifter från din Excelfil. I steg 2 kopplar du respektive kolumn till rätt fält för den typ av objekt du vill importera. I steg tre görs en kontroll och om det finns några problem med informationen visas den. I steg 4 så genomförs importen och uppgifterna sparas i systemet.

Om du importerar uppgifterna flera gånger försöker systemet hitta tidigare objekt och uppdatera dem om möjligt. Därför är det viktigt att du skriver exempelvis byggnaders namn på samma sätt varje gång.

Excelfil
Enklast är om du har uppgifterna i ett Exceldokument. Då kan du enkelt kopiera uppgifterna ur Excel och klistra in dem i importrutan på Egrannar. Du kan ladda ned en exempelfil från de sidor där du kan göra importen. I Excelfilen finns det tre flikar med exempeldata för Byggnader, Lägenheter och Medlemmar.

Om du har uppgifterna i något annat format, exempelvis Word eller PDF så kommer det inte att fungera utan då kommer du behöva göra om dokumentet till en Excelfil.

Importera i rätt ordning
Börja med byggnaderna, sedan lägenheterna eftersom de måste kopplas till en byggnad och sist de boende eftersom du då kan koppla dem till sina respektive lägenheter.

Obligatoriska fält
Vissa fält är obligatoriska vid import. De är markerade med en asterisk (*) i steg två.

Importera byggnader
Oftast har man inte så många byggnader och i så fall kan det vara enklast att bara skapa byggnaden via det vanliga gränssnittet. Alla byggnader måste ha ett namn och ofta kan det vara praktiskt att döpa byggnaden till dess gatuadress om den har en sådan. Det är viktigt att namnet är unikt. Du kan inte ha två byggnader med samma namn.

Obligatoriska fält: Namn

Importera lägenheter
För att kunna importera (eller lägga till) lägenheter måsta man först ha skapat minst en byggnad. I din Excelfil med lägenheter måste det finnas en kolumn med byggnadens namn. Det namnet måste stämma med namnet byggnaden har fått i Egrannar. Du måste också ange lägenhetens nummer eller betckning i er förening. Det är sannolikt samma nummer som ni använder i er ekonomiska plan. Du måste dessutom ange vilken lägenhetstyp det är. Lägenhetstypen du kan ange är: Bostadsrätt, Hyresrätt, Hyreslokal, Bostadsrättslokal, Lokal och Övrigt.

Lägenheter har dessa fält du du kan importera:

• Byggnad namn: Namnet måste stämma med namnet byggnaden har fått i Egrannar
• Lägenhetstyp: Bostadsrätt, Hyresrätt, Hyreslokal, Bostadsrättslokal, Lokal eller Övrigt
• Lägenhetsnummer BRF: Förenigens interna nummer för varje andel. Detta måste vara unikt för varje lägenhet i föreningen.
• Kökstyp: Kan vara Kök, Kokvrå eller kokskåp
• Balkong: Ja, Nej
• Andelstal: Ett decimaltal med max fyra decimaler.
• Lägenhetsnummer Skatteverket: Det nummer som Lantmäteriverket och Skatteverket använder för att beteckna lägenheten.
• Våningsplan: Ett heltal som anger våningen. Det går inte att ange halvtrappor eller flera våningsplan för en lägenhet. Ange det nummer där lägenheten har sin huvudingång samt avrunda våningsplanet nedåt om det är en halvtrappa.
• Antal rum: Du kan ange ett decimaltal för antal rum, exempelvis 1,5
• Storlek (kvm): Ange ett decimaltal för storleken i kvadratmeter, exempelvis 35.4
• Avgift: Ange ett heltal i kronor för andelens månadsavgift till föreningen.

Obligatoriska fält: Byggnad namn, Lägenhetstyp, Lägenhetsnummer BRF

Importera medlemmar
Innan du importerar dina medlemmar bör du försöka få tag i deras e-postadresser så att du kan importera dem samtidigt. E-postadressen är den nyckel som identifierar medlemmen och har du lagt in den kan du uppdatera medlemmen vid senare importer. Om du ändå vill importera medlemmen utan epostadress så går det bra. Lämna den kolumnen tom i så fall så importeras medlemmen utan epostadress.

Vid import skickas inte något meddelande till användaren utan du behöver skicka ut aktiveringsmailen separat senare. Det gör du via Admin->Medlemmar och där kan du klicka på knappen Skicka aktiveringsmail. Då får medlemmen ett meddelande med information om hur de aktiverar sitt konto och väljer ett lösenord så att de kan logga in.

Vid import är e-postadress, förnamn, efternamn och medlemstyp obligatoriska fält. Medlemstyp ska vara en av följande: Hyresrätt, Medlem, Moderator, Styrelse eller Ordförande. (För mer information om medlemstyper och behörighetsnivåer, se Hur fungerar behörighetsnivåerna? )

Medelmmar har flera fält du kan importera:

• Förnamn
• Efternamn
• E-postadress: En e-postadress är unik för varje medlem. Du kan inte ha flera medlemmar med samma e-postadress.
• Medlemstyp: Hyresrätt, Medlem, Moderator, Styrelse eller Ordförande.
• Lägenhetsnummer BRF: Det lägenhetsnummer som finns angivet som BRF:ens lägenhetsnummer i lägenhetsregistret i Egrannar. Om du försöker importera en medlem till en lägenhet som saknas kan importen inte genomföras. 
• Ägarandel lägenhet: Ett heltal som anger medlemmens ägarandel i lägenheten i procent, exempelvis 100, 50 eller 33, men utan procenttecken. Det går inte att ange bråkdelar av procent.
• Medlem datum: Vilket datum medlemmen blev medlem i föreningen

Vanliga problem: En medlem kan vara medlem i flera olika BRF:er och om medlemmen rean finns med i Egrannar kan denne inte importeras direkt. Hoppa över denne medlem så länge och kontakta Egrannar support på support@egrannar.se så hjälper vi er.

Obligatoriska fält: Förnamn, Efternamn, E-postadress